ここ最近「DX」や「デジタルでコスト削減と生産性向上！」と言われているけど、イメージで来ますか？
デジタルがどう「コスト削減」や「生産性向上」に繋がるのかをできる限り分かりやすく解説させて頂きます！
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コストを削減しなげればいけない理由
昨今、「コスト！コスト！」と叫ばれているのをよく耳にします。
国も「生産性向上」を推奨しています。色んな意味で。
ここで指す「コスト」とは何でしょうか。
- お金
- 時間
- 労力
- リスク・信用
など、全ての事が当てはまります。
ではなぜ、コストを削減しなければいけないのか。ひとことで言えば
「利益を最大にして、事業を継続させるため」です。
事業を継続させなければいけない理由は「顧客に継続したサービスを提供する」ためです！
コスト削減にはデジタル化が有効
ここで本題です。
コスト削減には、デジタル化が有効です。
なぜ、デジタル化が有効なのか。それは「すぐにできるから」です。
確かに、機器の導入とかは初期費用がかかるけどメリットもたくさんあるんだ。
それに、新たに機器を導入しなくても、今あるものでも十分にコスト削減ができると思うよ！
あとは、コスト削減というと
・材料費を削減
・人件費を削減
などがあると思うけど、これらは根本的な改革が必要だから、すぐにすることは困難だと思うよ
それに比べ、デジタル化は、すでに使っているものを活用したり、みんなの身近にあるスマホを利用すれば、それだけでコスト削減になるよ！
個人のスマホを利用するときは、セキュリティやプライバシー侵害、ハラスメントなどのリスクもあることを念頭に置こう！
大規模な機器を導入しなくても、ソフトウェア導入だけでだいぶコスト削減になります。今はそれが主流になっていると感じます。
デジタル化のメリット
経費削減
1. 紙・印刷コストの削減
書類や資料を電子化することで、紙代、インク代、プリンターの維持費（トナー、メンテナンス）を削減可能です。
2. 郵送・配送費の削減
書類の郵送や物理的な配達が不要になり、郵送費や宅配便コストが大幅にカットできます。
3. 保管スペースの削減
紙の書類や資料を保管するオフィス内のスペースや倉庫費用が不要に。電子データはクラウドやサーバーで保管可能！
4. 出張・交通費の削減
オンライン会議（Zoom、Teamsなど）の活用により、出張や移動の必要が減り、交通費や宿泊費の削減につながる。
また、最近では研修もオンラインが増えてきており、今のうちに社内で慣れておくのもアリです。
5. 人件費の最適化
業務フローの自動化（RPAやワークフローシステム）によって、単純作業やルーチン業務を効率化できます。これにより、人的リソースを戦略的業務に振り分けられる。
6. 業務効率化による残業代削減
デジタルツールやシステム化によって業務時間が短縮され、残業や休日出勤などの手当コストを削減できます。
7. 電話・通信費の削減
今や無料通話やチャットが増えてきており、そういったチャットやWeb会議ツールの活用により、固定電話や携帯電話の通話コストが削減できます。
8. ソフトウェアやサブスクリプション型ツールの導入
クラウドサービス（SaaS）の活用により、自社サーバーの維持やソフトウェアの買い切り費用が抑えられ、必要な分だけのコストで済む。
サブスクでは、初期費用を抑えながらお試し導入も可能です。
9. エネルギーコストの削減
テレワークを可能にすれば、紙の削減、出社人数の減少、オフィス縮小などにより、電気代や空調コストも減る。
時間を削減
1. 自動化で手作業の時間を削減
経費精算、請求書発行、勤怠管理などのこれらのルーティン業務は、デジタルツールを活用することで、数十分から数時間かかっていた作業を、わずか数クリックに短縮することができます。人の手を介さずに業務が進む環境は、”働く時間”ではなく”価値を生む時間”に直結します。
2. 情報検索を高速化し、探す時間の削減
紙の資料から目的の情報を探す時間は、年間に換算すると膨大です。
文書管理システムやクラウドストレージを導入することで、「必要な情報に、必要な瞬間にアクセスできる」体制が整い、意思決定のスピードそのものが変わります。
3. 移動時間の削減
先述させて頂きましたが、オンライン会議ツールの導入により、打ち合わせのための移動時間や待機時間を大幅に削減可能できます。
さらに、議事録や録画の自動保存機能により、会議後の情報共有や記録作成の手間も軽減されます。
労力の削減
移動や探す手間＝労力を削減することができます。
また、チャットツールやタスク管理アプリの導入により、情報の伝達・確認をとることが簡潔になり、「何度も確認する」「話が伝わっていない」といったストレスや労力を大幅に削減できます。
リスクの低減
単に効率化することだけではなく、業務の属人化、情報の紛失、確認ミス、ヒューマンエラーなどといったリスクを低減することができます。
信用の向上
1.「きちんとしている」が見える化される
書類が整っている、対応が早い、説明が明確。これらはすべて、社内の仕組みが整っていることの証です。
業務がデジタル化されていれば、スピーディな対応やミスのないやり取りが実現し、自然と「信頼できる企業」という印象につながります。
2.情報管理＝信頼管理
顧客情報や契約書類の紛失、社外漏洩…そんな事故が一度でも起きれば、信頼は一瞬で失われます。
クラウド管理やアクセス制限、操作ログの可視化によって、「守るべき情報をしっかりと守れる」こういった取り組みは信頼に繋がります。
3.トラブル対応の透明性
万が一のトラブルや問い合わせ時、紙や属人的な管理では確認に時間がかかり、対応が後手に回ることも。
デジタル上に履歴やデータが残っていれば、迅速かつ正確な対応ができ、「誠実な会社」という評価にもつながります。
4.外部評価や認証への対応力
取引先の監査やコンプライアンス審査が厳しくなる昨今、業務の可視化や記録の整備は必須です。
デジタル化された運用体制は、第三者からの信頼にも耐えうる「客観的な証拠」として、企業価値を高めます。
5.時代に合った姿勢そのものが信頼に
顧客やパートナーは、「変化に対応しているか」を鋭く見ています。
非効率なまま放置された業務フローや、古い体制のままの対応は、どんなに中身が良くても「時代遅れ」の印象を与えてしまいます。
デジタル化への取り組みは、そのまま「先を見据える企業」という信頼のメッセージになるのです。
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デジタル化のデメリット
デジタル化の良さをお伝えさせて頂きましたが、良い面だけではありません。
いくつかデメリットもご紹介させて頂きます。
1.初期導入コストと時間
サブスク等の普及により、初期導入のコストが低減しているとお伝えしましたが、それでもやはり、システム導入や機器整備には、少なからずコストと時間がかかります。
本格的な業務改善を目指すなら、それなりの投資が必要です。
また、社内への浸透には教育・マニュアル整備・サポート体制の構築など、見えにくい業務が発生します。
2.ITリテラシーの格差
ツールを使いこなせる人と、そうでない人の差が業務に現れやすくなります。
「使える人にばかり負荷が偏る」「現場がついていけない」といった問題が起これば、逆に非効率になりかねません。
また、リテラシーが低いと後述するセキュリティリスクの問題も発生してしまいます。
3.システム依存によるリスク
業務の多くをデジタルに依存するということは、システムトラブルや通信障害が起きた際に業務が止まるというリスクも背負うことになります。
バックアップ体制や復旧フローを整えておかないと、“便利の裏にある脆さ”が露呈することになります。
トラブル等が起きた場合は、速やかに復旧させる仕組みづくりが必要です。
4.セキュリティリスクの存在
デジタル化によって物理的な漏洩リスクは減る一方で、サイバー攻撃や不正アクセスといった新たなリスクが発生します。
パスワード管理、アクセス権限の設定、システムの更新など、セキュリティに対する継続的な意識と投資が必要です。
シャドーITという言葉をご存知ですか？
これは、「個人の電子機器などから発生するセキュリティリスク」を指します
ですから、デジタル化する上で大切なことは「最初にルールを作成し、皆が遵守すること」です。そして、社内PCの持ち出しなどは厳格に管理すべきです。
5.「人間らしさ」の喪失
すべてが数字と画面で完結する中で、人と人とのちょっとした会話や、空気を読むような気づきが失われがちになることも。
“効率”だけを追い求めると、“関係性”や“創造性”といった無形の価値が損なわれる可能性があります。
やはりデジタル化が有効
デメリットを紹介させて頂きましたが、それでもやはりデジタル化は、生産性を上げ、顧客により良いサービスを継続して提供するためには必要不可欠です。
色んな意味で初期コストがかかりますが、長期的に見れば、必ずプラスへと働きます。
デジタル化でコスト削減した成功例
事例1：老舗製造業が挑んだ“脱・紙文化”
関西にある創業60年の部品メーカー。
数十年にわたり紙ベースで運用されていた、製造指示書・在庫管理・日報の仕組みを、思い切ってデジタル化へと転換。
導入したのは、クラウド型の生産管理システムとタブレット端末。現場の反発も懸念されたが、1か月の試験導入を経て徐々に定着。
以下のコスト削減を実現
- 年間で約200,000枚の紙を削減（印刷代・保管費で年間約80万円カット）
- 情報共有のタイムラグがゼロに。ヒューマンエラーが6割減少
- 紙資料探しに費やしていた1日あたり30分の作業が消失。人件費換算で年間100万円超の効率化
導入からわずか半年で、導入コストを上回る削減効果
事例2：中堅商社の経費精算をクラウド化
全国に営業拠点を持つ中堅の商社では、月末の経費精算業務に営業担当・経理部の両方が疲弊していた。
手書きの領収書提出、上司のハンコ回覧、Excel入力、そして経理部での再集計…。
このアナログフローをクラウド経費精算ツールに切り替えたことで、大幅なコストカットを達成。
削減されたのは
- 紙の領収書管理コスト（スキャン保存に移行）
- 承認までのリードタイムが2日→数時間へ短縮
- 経理部の残業時間が月40時間以上削減（年間で約150万円分の人件費ダウン）
デジタル化は単なる作業効率化ではなく、社員の働きやすさ・満足度の向上にもつながった。
事例3：飲食チェーンがPOSと予約管理を統合
多店舗展開する飲食企業では、POSレジと予約・来店管理が分断されていたため、食材の発注ミスや人員配置のズレが多発。
システムを統合し、全店舗のデータをリアルタイムで可視化したことで、以下のような成果を得る。
以下のコスト削減を実現
- 過剰発注の削減により、年間300万円分のフードロス削減
- 人員配置の最適化で、1店舗あたり月10万円の人件費圧縮
- データ分析による販促施策で売上も10％向上
「現場の肌感覚に頼っていた判断が、データで裏付けられるようになった」という現場マネージャーの声が、何よりの成果を物語っている。
デジタル化の今後の展望
デジタル化の主は「効率化」ではなく、「新たな価値創造」にあります。
デジタルの進化は誰にも止められません。
だからこそ、そのデジタルをどのように活用して、私たちの仕事・暮らしと融合させられるかが大事であるという事ですね。
今後のデジタル化の展望として、以下のように考えられます。
1. データドリブン経営の加速
社内に蓄積されたデータを「見る」から「活かす」へ。
AIやBI（ビジネスインテリジェンス）の進化により、意思決定が直感ではなく“根拠に基づいた選択”へと変わっていきます。
中小企業でも“勘と経験”に頼らず、市場の流れをリアルタイムで読み取る体制が整いつつあります。
2. 人間中心設計 × テクノロジーの融合
今後は、「人を置き換える」ものではなく、「人がより創造的に働ける環境を整える」その実現のためのデジタル化です。
ノーコードツールや音声AI、チャットボットの進化により、非エンジニアでも業務改善に主体的に関われる時代がやってきています。
テクノロジーが、現場の自由度と裁量を引き出す時代です。
3. どこでも働ける時代のインフラへ
リモートワークの普及は一過性ではない。
クラウドベースの業務環境整備は、「どこでも仕事ができる」ことを当たり前にし、人材の流動性や多様性を支える基盤となっています。
デジタル化は、地理的な制約を超えた働き方・組織運営の“常識”を塗り替えています。
4. サステナビリティとDXの融合
ペーパーレスや移動削減など、環境負荷を減らす観点からも、デジタル化は企業の社会的信頼を高める要素となります。
今後は「利益 × 地球環境」の両立がスタンダードとなり、ESG経営やグリーンテックとの連携が加速していきます。
5. “デジタルが当たり前”の世代との共存へ
これから社会に出てくるZ世代・α世代にとって、デジタルは特別なものではなく“空気のような存在”。
企業側にも、柔軟性・スピード・透明性を求める価値観への適応が求められます。
「昔ながらのやり方」は、採用・定着・育成の面で大きなハンデとなる可能性もあります。
まとめ
デジタル化するメリットやその意義をお伝えさせて頂きました。
改めて大事なことは、「あくまでデジタルはツール。効率化や代替の先には、人の暮らしを豊かにし、新たな挑戦に集中できるようにすること」にあります。
いや、機器の導入とか・・・すぐにできないでしょ